Tips för mer effektiva möten

Publicerad 2015-11-26

Året lider mot sitt slut, men därefter ska kalendrarna fyllas med möten - som ingen vill gå på och som alltför ofta inte leder till något. Här är experttipsen som hjälper dig till mer effektiva möten 2016.


Vi har alla erfarenheter av segdragna samlingar och ostrukturerade möten som resulterar i otydliga beslut – eller i värsta fall inga beslut alls. En tredjedel av vår arbetstid går åt till interna möten, enligt en färsk undersökning. Hälften av dessa saknar både syfte och mål.
    
Så ska det naturligtvis inte vara. Som tur är går det att göra möten mycket mer effektiva med ganska få justeringar och små medel.
    
Det är precis vad Karin Hedén och Fredrik Bauer haft i åtanke när de skrivit boken "Mötesräddaren – 21 konkreta metoder för att skapa möten med glädje, engagemang och delaktighet".
    
För att ge dig ett gott slut på 2015 och en god fortsättning på andra sidan nyår bjuder Hedén och Bauer på tre enkla tips på hur du kan utveckla mötena på din arbetsplats:

1. Inför gemensamma spelregler


Prata igenom hur ni vill ha era möten. Skapa därefter gemensamma och tydliga spelregler som ska gälla för alla medarbetare på alla möten. Tydliga riktlinjer skapar trygghet och underlättar samarbete, vilket ökar engagemanget.
    

2. Se varje möte som unikt


Behandla varje möte som något unikt med egna syften och målsättningar. Låt syfte och mål ligga till grund för vilka personer som ska delta i mötet och vad de förväntas bidra med.

    

Olika syften uppnås på olika sätt. Ett kreativt möte för att komma på nya lösningar behöver ett helt annat upplägg än ett beslutsmöte där ni redan innan mötet vet vilka alternativen är.
    

3. Lev som ni lär

Om ni vill utveckla möteskulturen på arbetsplatsen gäller det att ha tålamod och att vara konsekvent. Rom byggdes inte på en dag, det gör inte ett nytt arbetssätt heller. Det kräver lite tid och arbete för att nöta in nya rutiner, men resultatet är mödan värd.
    

Fakta om svensk möteskultur

  • 30 procent av vår arbetstid går åt till interna möten.
  • Hälften av alla möten saknar syfte och mål.
  • Hälften av alla mötesdeltagare är dåligt förberedda.
  • 4 av 10 anser att det som bestäms på möten är otydligt.
  • Hälften av alla möten upplevs ineffektiva.


    


    
Källor: 3S International, Meeting Quality Index, HRnytt.

Dela med dina vänner!