Tillgänglig eller effektiv?

Publicerad 2016-01-20

83 procent upplever att de måste svara direkt på de sms och mail som kommer till mobilen under arbetstid - trots att de blir störda. Är verkligen tillgänglighet och snabba svar viktigare än effektivitet?


Den absoluta merparten av alla arbetstagare känner att de behöver svara på sms och mail direkt, enligt en Sifo-undersökning.
    
Samtidigt visar en rad olika undersökningar att avbrott i arbetet minskar produktiviteten med upp till hela 66 procent – och att det tar närmare 25 minuter innan koncentrationen är på samma nivå som innan störningsmomentet.
    
Och störningsmomenten kan vara ännu större när medarbetare sitter i grupp eller i ett öppna landskap där till exempel en enda medarbetare kan påverka en hel grupp negativt med sin personliga telefonkultur.
    
Trots att såväl undersökningar som forskning visar på annat så fortsätter många företag och organisationer att se ”multitasking” som något positivt. Men positivt för effektiviteten är det inte.
    
Här kommer några enkla och konkreta tips på hur ditt företag kan bli mer effektivt med en bättre kultur kring tillgänglighet:
    
1. Privat eller jobb?
Många använder arbetstelefonen till privata ärenden, oavsett om det handlar om mail, sms eller samtal. Detta gör att många också blir störda av frågor som inte är arbetsrelaterade. Det bästa är använda arbetstelefonen under arbetstid och enbart se på den privata under pauser i arbetet.
    
2. Svara inte i mobilen
Att ha tillgång till mailen i mobilen skapar flexibilitet. Det kan vara smidigt att kunna läsa var än man är. Men svara bara på de allra nödvändigaste mailen via mobilen och besvara övriga mail när du sitter vid en dator. Det går betydligt fortare än att skriva på mobilen.
    
3. Planera och avsätt tid
Oavsett om man svarar på mail via telefonen eller datorn är det viktigt att avsätta speciell tid för detta varje dag. Många börjar svara på dagens mail redan i bussen på väg till jobbet, vilket gör att man lätt tappar fokus på vad som egentligen var inplanerat att göra. Inför en särskilt mailtid strax före lunch eller under eftermiddagen.
    
4.Stäng av distraktionerna
De flesta har mailen kopplad till mobilen och löper därmed risken att bli störda av signaler och ljud när nya mail kommer in. Genom att ställa in så att mobilen inte ger ifrån sig någon ljudsignal när det kommer nya mail slipper man bli distraherad.
    
Ett enda litet pling räcker för att att tappa koncentrationen och
väcka nyfikenhet på vad som står i mailet. Väljer du att läsa och kanske till och med svara så har du till största sannolikhet minskat din produktiviteten med upp till 66 procent. Är det värt det?
    
Läs också: 7 tips som ökar effektiviteten

Kontakta Mikael Gullström, chefredaktör och krönikör

Dela med dina vänner!

Nätverkande

Är du aktiv i något affärsnätverk?

Mest lästa

Allt du behöver veta om GDPR. 
Den 25 maj träder den nya dataskyddsförordningen, GDPR, i kraft. Här är delarna du måste känna till om de nya EU-reglerna..

Allt du behöver veta om GDPR

Varannat företag är inte redo för GDPR. 
Den 25 maj träder EU:s nya dataskyddsregler i kraft. Trots det saknar häften av landets småföretag förberedelser för GDPR. .

Varannat företag inte redo för GDPR

GÄSTKRÖNIKA
Så optimerar du hjärnan på jobbet. 
De flesta av oss kan frigöra mycket hjärnkapacitet genom att anpassa arbetet lite mer efter hjärnan. Här är tre tips som ger mer energi, ökar prestationsförmågan och minskar stressen. .

Så optimerar du hjärnan

SPONSRAD ARTIKEL
Stjärncoachen vägleder oss i en digital tid. 
I slutet av 90-talet gjorde Kjell Enhager stor succé med föreläsningsturnén Jag AB. Vi har träffat honom 2017 - för att höra om den uppdaterade versionen av föreläsningen, som har premiär i februari..

Stjärncoachen vägleder oss i en digital tid

SPONSRAD ARTIKEL
Rekrytera inte fikaproffs. 
Den man vill ha som fikasällskap är inte nödvändigtvis rätt person för ett jobb. Så hur undviker man att gå i fällan - att förföras av den trevlige?.

Rekrytera inte fikaproffs

Så bygger du förtroende. 
Chefer som inger förtroende kan uppnå nästan vad som helst. Med fem enkla vanor kan du öka medarbetarnas tilltro till dig som ledare..

Så bygger du förtroende

SPONSRAD ARTIKEL
Hopp om att solens strålar ska strömma. 
Nyligen kom den stora energiuppgörelsen, där det sägs att all svensk elproduktion år 2040 ska vara förnyelsebar. Frågan är framförallt vad som ska ersätta den för Sverige så viktiga kärnkraften?.

Hopp om att solens strålar ska strömma

GÄSTKRÖNIKA
Ta tillvara idéer från medarbetare och kunder. 
Kreativitet är en stark drivkraft hos människan. Vi mår bra när vi får vara delaktiga i idéprocesser, utveckling och förbättringar. Nytänkande och kreativitet är också en förutsättning för att utvecklas som organisation och arbetsplats..

Ta tillvara idéer från medarbetare och kunder

SPONSRAD ARTIKEL
Fast eller rörligt elpris? Kanske ingetdera!. 
Vi har lärt oss att rörligt elpris historiskt sett brukar bli billigast. Samtidigt kan det fasta kännas tryggt, speciellt under vintermånaderna. Men det finns ett tredje alternativ - förvaltad el..

Fast eller rörligt elpris?

SPONSRAD ARTIKEL
Dolda avgifter vid el till inköpspris. 
Nyligen gjorde Elpriskollen en granskning av det som kallas »el till inköpspris«. Det visade sig genomgående vara en dålig affär. Så vad ska man välja?.

Dolda avgifter vid el till inköpspris

SPONSRAD ARTIKEL
Unga stärker lagandan med försäljning. 
När ungdomar arbetar mot ett gemensamt mål blir det ett lagarbete även utanför idrotten. Det stärker såväl individen som gruppen. Handlar det om försäljning finns det dessutom en tydlig belöning..

Unga stärker lagandan med försäljning

SPONSRAD ARTIKEL
Här gör man den stora elbesparingen. 
Om man känner att det är dags att se över företagets elkostnader är det lätt att tänka ”nytt avtal”. Men det är inte där de stora pengarna finns att spara - snarare ska man ta ett helhetsgrepp..

Här gör man den stora elbesparingen

Godkännande av cookies

För att ge dig en bättre upplevelse på våra webbplatser använder vi cookies på din enhet och sparar ditt IP-nummer. Genom att fortsätta använda vår webbplats accepterar du att cookies används. Om du inte godkänner eller vill ha mer information kan du läsa mer här.