Tillgänglig eller effektiv?

Publicerad 2016-01-20

83 procent upplever att de måste svara direkt på de sms och mail som kommer till mobilen under arbetstid - trots att de blir störda. Är verkligen tillgänglighet och snabba svar viktigare än effektivitet?


Den absoluta merparten av alla arbetstagare känner att de behöver svara på sms och mail direkt, enligt en Sifo-undersökning.
    
Samtidigt visar en rad olika undersökningar att avbrott i arbetet minskar produktiviteten med upp till hela 66 procent – och att det tar närmare 25 minuter innan koncentrationen är på samma nivå som innan störningsmomentet.
    
Och störningsmomenten kan vara ännu större när medarbetare sitter i grupp eller i ett öppna landskap där till exempel en enda medarbetare kan påverka en hel grupp negativt med sin personliga telefonkultur.
    
Trots att såväl undersökningar som forskning visar på annat så fortsätter många företag och organisationer att se ”multitasking” som något positivt. Men positivt för effektiviteten är det inte.
    
Här kommer några enkla och konkreta tips på hur ditt företag kan bli mer effektivt med en bättre kultur kring tillgänglighet:
    
1. Privat eller jobb?
Många använder arbetstelefonen till privata ärenden, oavsett om det handlar om mail, sms eller samtal. Detta gör att många också blir störda av frågor som inte är arbetsrelaterade. Det bästa är använda arbetstelefonen under arbetstid och enbart se på den privata under pauser i arbetet.
    
2. Svara inte i mobilen
Att ha tillgång till mailen i mobilen skapar flexibilitet. Det kan vara smidigt att kunna läsa var än man är. Men svara bara på de allra nödvändigaste mailen via mobilen och besvara övriga mail när du sitter vid en dator. Det går betydligt fortare än att skriva på mobilen.
    
3. Planera och avsätt tid
Oavsett om man svarar på mail via telefonen eller datorn är det viktigt att avsätta speciell tid för detta varje dag. Många börjar svara på dagens mail redan i bussen på väg till jobbet, vilket gör att man lätt tappar fokus på vad som egentligen var inplanerat att göra. Inför en särskilt mailtid strax före lunch eller under eftermiddagen.
    
4.Stäng av distraktionerna
De flesta har mailen kopplad till mobilen och löper därmed risken att bli störda av signaler och ljud när nya mail kommer in. Genom att ställa in så att mobilen inte ger ifrån sig någon ljudsignal när det kommer nya mail slipper man bli distraherad.
    
Ett enda litet pling räcker för att att tappa koncentrationen och
väcka nyfikenhet på vad som står i mailet. Väljer du att läsa och kanske till och med svara så har du till största sannolikhet minskat din produktiviteten med upp till 66 procent. Är det värt det?
    
Läs också: 7 tips som ökar effektiviteten

Kontakta Mikael Gullström, chefredaktör och krönikör

Dela med dina vänner!